Depo Yönetimi (WMS / 3PL) Yazılımı
PozitifHesap Depo Yönetimi, başkalarının mallarını kendi deposunda saklayan lojistik ve depolama firmaları için geliştirilmiş bir 3PL depo ve kiralama yönetimi modülüdür. Depoyu bölge ve lokasyonlara ayırır, stoğu mal sahibi (mudi) ve lot bazında izler, kiralama tarifelerini ve dönemsel hizmet bedelini hesaplayıp taslak faturaya dönüştürür — hepsi PozitifHesap ön muhasebesiyle aynı panelde.
3PL depoculukta neden ayrı bir yazılım gerekir?
3PL (üçüncü taraf lojistik) depoculukta depodaki mal size değil, müşterilerinize (mudi) aittir. Aynı depoda birden fazla mudinin malı bulunur; gelir ise mal satışından değil, depolama kirası ve elleçleme gibi hizmet bedellerinden gelir. Bu yüzden stoğun kime ait olduğunu, hangi lokasyonda durduğunu ve ne kadar süredir beklediğini ayrı ayrı bilmeniz, faturayı da bu verilerden hesaplamanız gerekir.
PozitifHesap Depo Yönetimi bu ihtiyacı üç adımda karşılar: lokasyon bazlı stok takibi, sözleşme ve tarifeye bağlı ücret hesaplaması ve hesaplamanın taslak satış faturasına dönüşmesi. Modül, PozitifHesap ön muhasebesinin üzerine kurulduğu için cari hesap, fatura, e-Fatura, kasa-banka ve raporlama aynı yerde kalır; ayrı bir depo programı ile muhasebe arasında veri taşımanız gerekmez.
- Her lokasyondaki stok mudi ve lot bazında
- Sözleşme, tarife ve hareketlerden otomatik ücret hesabı
- Hesaplamadan tek tıkla taslak satış faturası
- Firma bazında açılıp kapanan isteğe bağlı modül
Depoyu bölge ve lokasyonlara ayırın
Deponuzu bölgelere (ör. A Blok, Soğuk Oda) ve her bölgeyi lokasyonlara bölersiniz. Lokasyon türü olarak raf, göz/kutu, palet yeri, zemin/blok alan, soğuk hava, dökme/silo ve sevk/kabul alanı seçilebilir. Her lokasyonun kodu ve isteğe bağlı barkodu vardır; aynı depoda aynı koda ikinci bir lokasyon açılamaz, barkod ise firma genelinde benzersizdir.
Lokasyonun en, boy ve yüksekliğini girdiğinizde alan (m²) ve hacim (m³) otomatik hesaplanır; taşıma kapasitesi (kg) ve kapasite (birim/palet) de tanımlanabilir. Sistem her lokasyon için mevcut miktarı, dolu hacmi ve doluluk oranını hesaplar; lokasyonlar Boş, Kısmi Dolu ve Dolu olarak sınıflanır, böylece hangi alanın kiraya verilebileceğini görürsünüz.
- 7 lokasyon türü: raf, göz/kutu, palet yeri, zemin/blok alan, soğuk hava, dökme/silo, sevk/kabul alanı
- En-boy-yükseklikten otomatik alan ve hacim
- Kapasite, taşıma limiti ve doluluk oranı
- Lokasyon kodu ve barkodu
Mudi ve lot bazında stok, tek defterde
Stok; lokasyon, ürün, mudi (mal sahibi) ve parti/lot kırılımında tutulur. Her kayıtta birim hacim ve birim ağırlık da bulunur; böylece bir mudinin depoda kapladığı toplam hacim hareketlerden hesaplanabilir. Bir ürünün tüm lokasyonlardaki toplamı genel stok olarak izlenir.
Depo hareketleri onaylandığında lokasyon stoğu ile PozitifHesap'ın depo düzeyindeki stok kaydı birlikte güncellenir; hareket iptal edilirse etkisi geri alınır. Böylece 3PL stoğu ile ön muhasebedeki stok birbirinden kopmaz.
- Lokasyon × ürün × mudi × lot kırılımı
- Birim hacim ve ağırlıktan toplam hacim/ağırlık
- Ürün bazında tüm lokasyonların toplamı
- Depo düzeyindeki stokla otomatik senkron
Giriş, çıkış, transfer ve sayım hareketleri
Dört hareket türü vardır: Giriş (mal kabul), Çıkış (sevk/teslim), Transfer (lokasyon değişimi) ve Düzeltme (sayım). Her hareket taslak olarak açılır, onaylandığında stoğa işlenir; her harekete otomatik hareket numarası verilir. Hareket bir mudiye ve sözleşmeye bağlanabilir, referans veya irsaliye numarası girilebilir.
Sistem hatalı işlemi baştan engeller: stok bulunmayan ya da yetersiz olan lokasyondan çıkış yapılamaz, transferde kaynak ve hedef lokasyon aynı olamaz, seçilen lokasyon hareketin deposuna ait olmak zorundadır. Onaylı hareket silinemez, önce iptal edilir; sayım düzeltmesi iptal edilemez, ters bir düzeltme girilir. Bu kurallar stoğun negatife düşmesini engeller ve her değişikliğin izini korur.
- Giriş (mal kabul) ve çıkış (sevk/teslim)
- Lokasyonlar arası transfer
- Sayım düzeltmesi
- Yetersiz stokta çıkışa izin vermeyen kontroller
Esnek kiralama tarifeleri: yedi hesaplama yöntemi
Her depo işi aynı şekilde fiyatlanmaz; bu yüzden tarifeyi işinize göre seçersiniz. Sabit dönem ücreti; hacim (m³), alan (m²), lokasyon veya birim (palet/koli) başına ücret; kalış süresine göre kademeli günlük ücret ya da parametrik formül yöntemlerinden biri kullanılır. Ücret dönemi gün, hafta veya ay olabilir; tarifede para birimi ve KDV oranı da tanımlıdır.
Kalış süresine göre kademeli tarifede gün aralıklarına ayrı ücret verirsiniz (ör. ilk 30 gün, sonraki 60 gün). Parametrik formülde taban ücrete; dönem başına, gün başına ya da tek seferlik hesaplanan ek hizmet parametreleri eklenir. Her yönteme ayrıca asgari dönem ücreti ile giriş ve çıkış elleçleme bedeli (birim başına veya hareket başına) uygulanabilir.
- Sabit dönem ücreti
- Hacim (m³) başına
- Alan (m²) başına
- Lokasyon başına
- Birim (palet/koli) başına
- Kalış süresine göre kademeli
- Parametrik formül (taban + ek hizmetler)
Kiralama sözleşmesi: mudi, depo ve tarife bir arada
Sözleşmede mudi, depo, tarife, başlangıç ve bitiş tarihi ile faturalama döngüsü (haftalık, aylık veya çıkışta/manuel) tanımlanır. Ücretin dayanağı olarak fiili stok (hareketlerden hesaplanan) ya da rezerve edilen sabit hacim, alan veya birim seçilebilir; böylece hem kullandığınız kadar hem de ayırdığınız alan kadar ücretlendirme modeli kurulabilir.
Sözleşmeye belirli lokasyonlar tahsis edilebilir ve tarifedeki ek hizmet parametrelerine miktar girilebilir. Sözleşme Taslak, Aktif, Askıda ve Kapalı durumlarını izler; sözleşme başına depodaki miktar, hacim, hareket sayısı ve hesaplama sayısı takip edilir.
- Haftalık, aylık veya çıkışta/manuel faturalama
- Fiili stok veya rezerve hacim/alan/birim bazı
- Sözleşmeye lokasyon tahsisi
- Taslak, Aktif, Askıda ve Kapalı durumları
Dönemsel hizmet bedeli hesaplaması ve taslak fatura
Hizmet bedeli hesaplaması, seçtiğiniz döneme ait depolama bedelini, asgari ücret farkını, giriş/çıkış elleçleme kalemlerini ve ek hizmet parametrelerini satır satır çıkarır. Fiili stok bazında hesaplamada gün ağırlıklı ortalama doluluk, onaylı giriş, çıkış ve transfer hareketlerinden bulunur. Hesaplama Taslak, Onaylı ve Faturalandı adımlarından geçer; gerekirse iptal edilip taslağa döndürülebilir.
Onaylanan hesaplama tek tıkla taslak satış faturasına dönüşür; KDV, tarifedeki oran üzerinden PozitifHesap vergi tanımlarına göre hesaplanır. Faturayı onayladıktan sonra normal bir PozitifHesap satış faturası gibi cari hesaba işlenir ve e-Fatura/e-Arşiv olarak gönderilebilir.
Ayarlarda fatura dönemi başlangıcını (sözleşme başlangıç gününden, ay başından ya da takvim ayı), yarım dönem ücretlendirmesini (gün bazında oransal, başlanan dönemi tam say ya da sayma), ücretsiz bekleme gününü, asgari ücretin uygulanıp uygulanmayacağını ve varsayılan tarifeyi belirlersiniz.
- Depolama + asgari fark + elleçleme + ek hizmet kalemleri
- Kıst (gün bazında oransal), tam dönem veya sayma seçeneği
- Ücretsiz bekleme günü ayarı
- Onaylı hesaplamadan taslak satış faturası
Örnek hesaplama
Varsayımsal örnek: Hacim (m³) başına aylık 50 ₺ tarifesiyle 10 m³ mal 31 gün boyunca depoda kalırsa, gün bazında oransal (kıst) hesapla depolama bedeli 10 × 50 × 31/30 = 516,67 ₺ olur. 20 birimlik girişte birim başına 10 ₺ elleçleme bedeli (200 ₺) eklenirse ara toplam 716,67 ₺, %20 KDV ile fatura toplamı 860,00 ₺ çıkar. Rakamlar yalnızca hesaplama mantığını göstermek içindir; gerçek tutarlar sizin tanımladığınız tarifeye göre belirlenir.
Roller, güvenlik ve etkinleştirme
Depo Yönetimi her firmada varsayılan olarak kapalıdır. Yönetici, WHM Ayarları ekranından modülü açtığında sol menüde Pano, Lokasyonlar & Stok, Tarifeler, Kiralama Sözleşmeleri, Depo Hareketleri ve Hizmet Bedeli ekranları görünür; modül kapatıldığında menü gizlenir, veriler silinmez.
Yönetici tüm ekranları kullanır; Muhasebe ve Depo rolleri menüyü görür, Depo rolü tarife, sözleşme ve hizmet bedeli ekranlarını salt okunur kullanır. Tüm veriler PozitifHesap'ın diğer modülleri gibi firma bazında izole tutulur; bir firmanın depo, mudi ve tarife bilgileri diğer firmalara görünmez.
- Firma bazında etkinleştirme, kapatınca veri silinmez
- Yönetici, Muhasebe ve Depo rolleri
- Firma bazlı tam veri izolasyonu
Kimler için uygun?
Başkalarının mallarını depolayan lojistik firmaları, depo ve antrepo kiralayan işletmeler, kendi deposunun bir bölümünü kiraya veren firmalar ve mudi bazında stok ile kira faturası takip etmesi gereken tüm depo işletmeleri için uygundur. Stok takibi ve faturalama aynı platformda olduğundan, ayrı bir depo programı ile ön muhasebe programı arasında veri aktarmanız gerekmez.
Konuya daha ayrıntılı bakmak için Depo Kiralama ve 3PL Yönetimi rehberini okuyabilir, PozitifHesap'ın diğer modüllerini Özellikler sayfasında görebilirsiniz.
Depo Yönetimi hakkında sıkça sorulan sorular
PozitifHesap Depo Yönetimi (3PL) nedir?
Başkalarının mallarını kendi deposunda saklayan lojistik ve depolama firmaları için geliştirilmiş; lokasyon bazlı stok, mudi ve lot takibi, esnek kiralama tarifeleri ve dönemsel hizmet bedeli faturalamasını sunan isteğe bağlı bir modüldür.
Hangi kiralama tarifeleri destekleniyor?
Sabit dönem ücreti; hacim, alan, lokasyon ve birim başına ücret; kalış süresine göre kademeli günlük ücret ve parametrik formül. Ücret dönemi gün, hafta veya ay olabilir; asgari ücret ile giriş/çıkış elleçleme bedeli ayrıca uygulanabilir.
Hizmet bedeli faturaya nasıl dönüşür?
Sözleşme, tarife ve onaylı depo hareketlerinden dönemlik hesaplama çıkarılır; onaylanan hesaplama tek tıkla KDV'si hesaplanmış taslak satış faturasına dönüştürülür.
Aynı depoda birden fazla mal sahibinin stoğu ayrı izlenebilir mi?
Evet. Stok lokasyon, ürün, mudi (mal sahibi) ve lot kırılımında tutulur; her sözleşme bir mudiye bağlıdır.
Modülü nasıl etkinleştiririm?
Depo Yönetimi varsayılan olarak kapalıdır. Yönetici, panelde WHM Ayarları ekranından firma bazında etkinleştirir; kapatıldığında veriler silinmez.
Depo işletmenizi PozitifHesap'a taşıyın
Sorularınız için bizimle iletişime geçin; modülü kendi depo ve kiralama modelinize göre birlikte değerlendirelim.